Dla każdego przedsiębiorcy, biura rachunkowego, szkoły językowej czy zarządcy nieruchomości największą barierą przed wdrożeniem jakiegokolwiek programu do zarządzania płatnościami jest tzw. „bariera pierwszego kroku”.
Wygląda to zazwyczaj tak:
- Zakładasz konto w nowym programie.
- System wita Cię pustym ekranem i komunikatem: „Dodaj pierwszego klienta, wprowadź jego dane, utwórz harmonogram...”.
- Myślisz o swoich 40, 80 czy 200 klientach, których musisz ręcznie przepisać z Excela lub banku, i... odkładasz to na „kiedyś”.
W Zapłacone całkowicie zlikwidowaliśmy ten problem. Zamiast zmuszać Cię do ręcznej pracy biurowej, odwróciliśmy ten proces: Twoja baza klientów i harmonogramów może powstać automatycznie bezpośrednio z otrzymanych przelewów bankowych.
Jak działa tworzenie klientów prosto z wyciągu?
Wyciąg bankowy w formacie MT940 lub STA to kopalnia uporządkowanych informacji. Przy każdym przelewie bank rejestruje:
- Imię i nazwisko lub nazwę firmy wpłacającego,
- Numer rachunku bankowego nadawcy (IBAN),
- Dokładną kwotę wpłaty,
- Dzień miesiąca, w którym przelew został zrealizowany,
- Tytuł przelewu (np. „Czesne marzec”, „Abonament - Jan Kowalski”).
Zamiast przepisywać te dane do osobnych formularzy, Zapłacone wykonuje tę pracę za Ciebie:
[ Wpłata na wyciągu: 200 zł od Jan Kowalski ]
│
▼
[ Klikasz: "+ Utwórz klienta i harmonogram" ]
│
▼
┌──────────────────────────────────────────────┐
│ Automatycznie uzupełniony profil: │
│ • Nazwa: Jan Kowalski │
│ • Rachunek IBAN: PL61 1090... │
│ • Kwota cykliczna: 200,00 PLN │
│ • Dzień płatności: 10. każdego miesiąca │
│ • Cykl: Co miesiąc │
└──────────────────────┬───────────────────────┘
│
▼
[ Klient, Harmonogram i Płatność gotowe w 3 sekundy! ]
3 proste kroki: od pustego konta do pełnego rozliczenia
Krok 1: Wgraj wyciąg ze swojego banku
Logujesz się do swojego banku (mBank, ING, PKO BP, Santander itp.), pobierasz wyciąg z bieżącego miesiąca w formacie .sta lub .mt940 i przeciągasz go do zakładki Import wyciągu w Zapłacone.
Dzięki przetwarzaniu na Twoim komputerze, wyciąg jest sprawdzany w 100% prywatnie – żadne dane bankowe nie trafiają na zewnętrzne serwery.
Krok 2: Kliknij „Utwórz klienta i harmonogram” przy nowych osobach
System natychmiast wyświetli listę wszystkich transakcji. Przy każdej osobie, której nie ma jeszcze w bazie, zobaczysz przycisk:
[ + Utwórz klienta i harmonogram z tego przelewu ]
Klikasz przycisk → otwiera się zwięzły formularz z wypełnionymi danymi → opcjonalnie dopisujesz adres e-mail (jeśli chcesz wysyłać automatyczne monity) → klikasz Zapisz.
W tej samej sekundzie:
- Klient zostaje zarejestrowany w Twojej bazie,
- Zostaje utworzony comiesięczny harmonogram płatności,
- Bieżąca wpłata z wyciągu zostaje od razu oznaczona jako Opłacona.
Krok 3: Spokój w kolejnych miesiącach
To najważniejsza zaleta: robisz to tylko raz.
Gdy w kolejnym miesiącu wgrasz nowy wyciąg bankowy, system rozpozna tych klientów po zapisanym numerze konta i nazwisku w 100% automatycznie. Nie będziesz musiał klikać niczego poza przyciskiem Zatwierdź.
Dlaczego warto zachować porządek w klientach i harmonogramach?
Mogłoby się wydawać, że wystarczy samo proste oznaczanie transakcji na wyciągu. Jednak połączenie wpłat z rzeczywistymi profilami klientów i harmonogramami daje ogromne przewagi:
- Automatyczna miękka windykacja (SMS i E-mail):
Jeśli zbliża się 10. dzień miesiąca, a dany klient nie zrobił jeszcze przelewu, system sam wyśle uprzejme przypomnienie z numerem konta i kwotą. Nie musisz pamiętać o pisaniu maili ani dzwonieniu. - Natychmiastowy wgląd w dłużników:
Wchodzisz w panel główny i od razu widzisz: „Opłacono: 85%, Zalega: 3 klientów na łączną kwotę 600 zł”. - Historia wpłat per kontrahent:
Gdy klient zadzwoni z pytaniem o swoje rozliczenia, w 3 sekundy otwierasz jego kartotekę i widzisz pełną historię wpłat z ostatnich miesięcy.
Podsumowanie
Wdrożenie automatyzacji finansowej w firmie nie musi wiązać się z wielogodzinnym wprowadzaniem danych.
Dzięki połączeniu lokalnego importu wyciągów MT940 z błyskawicznym tworzeniem klientów z poziomu przelewu, zorganizowanie całej bazy należności zajmuje tyle, co wypicie jednej porannej kawy.
👉 Przetestuj darmowe konto demo i stwórz swoją bazę w 2 minuty z wyciągu bankowego